Persondatapolitik for behandling af ansøgninger

I forbindelse med, at du søger en stilling hos VIA University College (herefter VIA) er det nødvendigt for VIA at indsamle og behandle personoplysninger om dig. VIA er i den forbindelse dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, som indgår i den ansøgning, du sender til os. VIA forpligter sig som dataansvarlig til at overholde gældende lovgivning vedrørende beskyttelse af personlige data. Således vil personlige oplysninger i denne database blive behandlet fortroligt og udelukkende til rekrutteringsformål.

Behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering
I forbindelse med en jobansøgning får VIA kendskab til dine personlige oplysninger. Dette drejer sig typisk om ikke-følsomme oplysninger i form af navn, adresse, uddannelse mv. Derudover vil VIA i nogle tilfælde få kendskab til visse følsomme oplysninger, hvis de er en del af din ansøgning. VIA opfordrer dog til at slette de sidste fire cifre af dit cpr.nr. fra eksempelvis eksamensbevis og kun at skrive følsomme personoplysninger i det omfang, de er relevante for din ansøgning.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen vil det altid have et relevant formål, at VIA behandler de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning og øvrige bilag. VIA vil derfor kunne behandle disse oplysninger ud fra databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra b og g. VIA vil også kunne indhente oplysninger om dig fra sociale medier, hvis det efter omstændighederne er relevant.

Adgangen til personoplysninger er begrænset til personer i VIA, der har et relevant og formålstjenligt behov for adgang til oplysningerne. Dette vil være så få personer i VIA som muligt.

VIA kan have behov for at indhente yderligere oplysninger om dig. Hvis det er tilfældet, vil du blive informeret, f.eks. hvis der ønskes indhentet referencer.

Efter rekrutteringsforløbet bliver afsluttet, bliver dine stamdata anonymiseret. Din ansøgning med bilag opbevares af VIA i seks måneder fra ansøgningsdatoen. Herefter bliver de slettet, medmindre du bliver ansat.

Hvis VIA ønsker at beholde din ansøgning ud over de seks måneder med henblik på senere at kunne kontakte dig vedrørende andre ledige stillinger, vil du blive kontaktet, da den fortsatte opbevaring kræver et skriftligt samtykke fra dig. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

 

Behandling af personoplysninger i forbindelse med ansættelse
Når du er ansat i VIA, vil der løbende ske en elektronisk behandling af dine personoplysninger. Som professionshøjskole behandler VIA primært oplysninger om dig i forbindelse med personaleadministration, men det vil også være nødvendigt som led i undervisning, forsknings- og udviklingssamarbejder samt bygnings- og IT-drift.

Det overordnede formål med at behandle dine personoplysninger er, at VIA skal kunne leve op til sine forpligtelser efter professionshøjskoleloven. 

Her kan du læse hvordan VIA behandler dine personoplysninger under ansættelse (pdf)

https://medarbejder.via.dk/afdelinger-og-udvalg/it/informationssikkerhed/Documents/[Retningslinje]%20Behandling%20af%20personoplysninger.pdf

 

Dine rettigheder som ansøger               
Som ansøger har du ret til indsigt i de dokumenter, du har indsendt. Du vil derfor i forbindelse med en bekræftelse på, at VIA har modtaget din ansøgning modtage et link, der giver dig mulighed for at se de oplysninger og dokumenter, du har sendt.

Såfremt du konstaterer, at der er fejl i det indsendte materiale, kan du rette i materialet frem til ansøgningsfristen. Alternativt kan du henvende dig til den ansvarlige for stillingsopslaget og bede om at få rettet de forkerte oplysninger. Hvis der rettes i oplysningerne efter, at de er blevet givet til ansættelsesudvalget, vil de naturligvis få besked herom.

Hvis du ønsker at trække sin ansøgning tilbage, kan du samtidig bede om, at den slettes fra systemet.

Klagemulighed
Ønsker du at klage over behandlingen af dine personoplysninger, skal klagen sendes til:
Datatilsynet
Borgergade 28,5.
1300 København K 
Tlf.nr: 33 19 32 00 
E-mail: dt@datatilsynet.dk

Profilering
Alle ansøgninger vil blive behandlet individuelt af det nedsatte ansættelsesudvalg, og der vil således ikke ske en automatiseret udvælgelse af kandidater ud fra bestemte kriterier.

Kontaktoplysninger:
VIA University College
Hedeager 2
8200 Aarhus N
Tlf.nr: +45 87 55 00 05
E-mail: via@via.dk

Kontaktoplysninger på DPO (Data Protection Officer) i VIA: Kristian Hohwü Nielsen (KH), kh@via.dk, +4587551824

 

VIA University College
Hedeager 2
DK-8200 Aarhus N
T: +45 87 55 10 00
Powered by Emply