1. Hvilke oplysninger behandler VIA?

I forbindelse med din ansøgning behandler VIA de oplysninger, som du selv sender til os, herunder typisk navn, kontaktoplysninger, uddannelse, erhvervserfaring, ansøgning, CV, eksamensbeviser og øvrige bilag.

VIA kan i nogle tilfælde også komme til at behandle følsomme personoplysninger, hvis du selv har medtaget dem i din ansøgning eller i dine bilag. VIA opfordrer dig derfor til kun at sende oplysninger, der er relevante for den stilling, du søger. Vi anbefaler også, at du sletter de sidste fire cifre i dit CPR-nummer fra fx eksamensbeviser, inden du uploader dem.

2. Formål med behandlingen

VIA behandler dine personoplysninger for at kunne vurdere din ansøgning og gennemføre rekrutteringsprocessen. Det omfatter blandt andet vurdering af dine kvalifikationer, kommunikation med dig, indkaldelse til samtale, eventuel indhentelse af referencer og dokumentation af rekrutteringsforløbet.

Hvis VIA ønsker at indhente yderligere oplysninger om dig, fx referencer, vil du blive informeret om det.

VIA kan i særlige tilfælde indhente oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder, herunder relevante oplysninger fra sociale medier, hvis det er sagligt og relevant i forhold til den konkrete stilling. Hvis oplysningerne indgår i vurderingen af din ansøgning, vil du som udgangspunkt blive orienteret om det.

3. Behandlingsgrundlag

VIA behandler almindelige personoplysninger om dig på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, da behandlingen er nødvendig som led i VIAs opgave som offentlig uddannelsesinstitution.

Hvis VIA behandler følsomme personoplysninger, sker det kun, hvis det er nødvendigt og relevant i den konkrete rekrutteringsproces. Behandlingen kan efter omstændighederne ske efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og/eller litra g.

4. Hvem har adgang til dine oplysninger?

Adgangen til dine personoplysninger er begrænset til de personer i VIA, der har et sagligt behov for oplysningerne i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Det kan fx være ansættelsesudvalg, relevant leder, HR og administrativt personale, der understøtter rekrutteringsprocessen.

5. Opbevaring og sletning

Din ansøgning med bilag opbevares i 1 år fra ansøgningsdatoen og slettes herefter, medmindre du bliver ansat.

VIA opbevarer oplysningerne i denne periode for at kunne dokumentere rekrutteringsforløbet og håndtere eventuelle efterfølgende henvendelser eller indsigelser.

Hvis VIA ønsker at gemme din ansøgning i længere tid med henblik på at kunne kontakte dig om andre relevante stillinger, vil vi bede om dit skriftlige samtykke. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Hvis du bliver ansat i VIA, vil relevante oplysninger fra rekrutteringsprocessen indgå i din personalesag. Du vil i den forbindelse modtage særskilt information om VIAs behandling af personoplysninger under ansættelsen.

6. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Du har blandt andet ret til:

• at få indsigt i de oplysninger, VIA behandler om dig
• at få urigtige oplysninger rettet
• i visse tilfælde at få oplysninger slettet
• i visse tilfælde at få behandlingen begrænset
• i visse tilfælde at gøre indsigelse mod behandlingen

Når VIA bekræfter modtagelsen af din ansøgning, får du via et link adgang til at se de oplysninger og dokumenter, du har sendt til os.

Hvis du opdager fejl i det materiale, du har sendt, kan du kontakte den ansvarlige for stillingsopslaget med henblik på at få oplysningerne rettet. Det kan efter omstændighederne ske ved, at du sender en ny ansøgning med bilag, og at den tidligere ansøgning slettes. Du kan selv rette fejl i de personlige oplysninger, du har indtastet.

Hvis du ønsker at trække din ansøgning tilbage, kan du samtidig bede om, at den slettes fra rekrutteringssystemet.

7. Ingen automatiseret udvælgelse

Alle ansøgninger behandles individuelt. VIA anvender ikke automatiseret udvælgelse af kandidater ud fra bestemte kriterier.

8. Klage

Hvis du ønsker at klage over VIAs behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

E-mail: dt@datatilsynet.dk; Tlf.: +45 33 19 32 00

www.datatilsynet.dk

9. Øvrige kontaktoplysninger

VIA University College

Hedeager 2

8200 Aarhus N

E-mail: via@via.dk; Tlf.: +45 87 55 00 00

VIAs databeskyttelsesrådgiver/DPO:

Kristian Hohwü Nielsen (KH), E-mail: dpo@via.dk; Tlf.: +45 87 55 18 24