Selvstændig og fleksibel konferencepartner

Kan du holde hovedet koldt, når der er travlt? Har du temperamentet til både at sidde ved skrivebordet og ”være på gulvet” til en af vores mange konferencer? Så er det måske dig, der skal være vores nye kollega. Med start 1. august søger Studieservice EVU på Campus Aarhus N en konferencepartner, der skal være med til at udvikle og afvikle vores konferencer og kurser i VIA.

Studieservice EVU håndterer den daglige kontakt til VIAs mange studerende og kursister på efter- og videreuddannelsesområdet. Derudover håndterer vi også størstedelen af VIAs mange konferencer, og det er netop inden for dette område, vi leder efter en ny kollega.  

Din profil
Vi forestiller os, at du:

• Har erfaringer med konference-området – eller noget beslægtet
• Kan arbejde struktureret og tage ansvar for egne opgaver
• Er serviceminded, udadvendt og er god til at kommunikere både mundtligt og skriftligt
• Kan navigere og bevare overblikket i en travl og til tider hektisk hverdag
• Har flair for it og ikke er bange for at lære nye systemer
• Kan bidrage til den gode stemning rundt om frokostbordet.

Primære arbejdsopgaver
Som vores nye kollega vil dine opgaver primært centrere sig om administration og afvikling af vores mange konferencer. Men du vil også komme til arbejde med andre administrative opgaver ift. vores kursus- og projektaktiviteter. Du bliver en del af et team på 4 kolleger, som i fællesskab har ansvaret for disse opgaver. Du vil både få opgaver, du selv har ansvaret for – og andre du løser sammen med kollegerne i teamet. Men i begge tilfælde har du altid kolleger tæt på, som du kan spare med om opgaverne.  

I praksis bliver nogle af dine centrale opgaver:

• Koordinere konferencer og kurser med de faglige ansvarlige
• Oprette aktiviteterne i vores administrative systemer – primært Conference Manager
• Håndtere tilmelding og fakturering af deltagere
• Planlægning og afvikling af konferencer – lokaler, forplejning, oplægsholdere m.m. 

Du skal have lyst til og mulighed for at kunne arbejde med skiftende arbejdstider og perioder med henholdsvis høj og lav arbejdsbelastning. De fleste arbejdsdage kan afvikles fra kontoret inden for ”normal” kontortid – men når konferencerne afvikles, er der ofte behov for at kunne blive til afslutningen. Da vi dækker hele VIAs konference-behov, vil der også være aktiviteter i hele Region Midtjylland – egen bil er derfor en fordel – dog ikke et krav. 

Hvem er vi?
I Studieservice EVU (EVU = efter- og videreuddannelse) er vi 27 kolleger fordelt på Campus Aarhus N og Campus Horsens. Vi håndterer alt det praktiske ift. VIAs uddannelser og kurser på efteruddannelsesområdet – samt administrationen af VIAs konferencer.  

Når du starter hos os, sørger vi for en grundig oplæring i vores forskellige procedurer og administrative it-systemer. Du bliver introduceret til centrale samarbejdspartnere og organisationen VIA. Du bliver en del af en afdeling med gode muligheder for personlig og faglig udvikling gennem sparring med dygtige og engagerede kollegaer. Vi vægter partnerskab, kvalitet og professionalitet i den administrative opgaveløsning højt.  Arbejdsmiljøet er kendetegnet ved et åbent og uformelt kollegialt miljø med brede kontaktflader - både internt og eksternt. Arbejdsformen er professionel, udfordrende og selvstændig.

Det samlede Studieservice er en del af VIAs fællesområde (inkl. Økonomi, HR, Kommunikation m.fl.), der understøtter VIAs uddannelser og den samlede ambition om, at vi i fællesskab ”leverer fremragende uddannelser til vores studerende, så de med mod, passion og nysgerrighed sætter aftryk på samfundet”. For Studieservice betyder det, at vi har ansvaret for alle de studieadministrative processer, der knytter sig til de studerendes samlede studieforløb fra optagelse til dimission. Vi er ca. 170 medarbejdere i Studieservice som er fordelt på alle VIAs adresser i Region Midtjylland.

Ansættelsesvilkår 
Ansættelse sker i henhold til gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og OAO samt organisationsaftalen for kontorfunktionærer (HK).

Stillingen er på 37 timer om ugen. Dit hovedarbejdssted er Campus Aarhus N, men du må forvente, at der kan være aktiviteter i hele Region Midtjylland. 

Vi håber, at du kan starte den 1. august eller snarest muligt derefter. 

Ansøgningsfristen er den 19. juni. 

Vi forventer at afholde ansættelsessamtaler i starten af uge 26. 

Vil du vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte afdelingsleder Søren Friang Klougart på tlf. 61462349 eller klou@via.dk.

VI er VIA  
VIA er en af Danmarks største uddannelsesinstitutioner med lokationer overalt i Region Midtjylland. Vi uddanner og efteruddanner bl.a. lærere, sygeplejersker, ingeniører, designere og mange flere. Vi udvikler uddannelser i tæt samarbejde med praksis. Vi er en arbejdsplads med fleksibilitet, frihed og gode muligheder for udvikling. Hvis du er nysgerrig på, hvordan det er at arbejde i VIA, kan du læse nogle af vores fortællinger her.   

I VIA værdsætter vi kompetence og talent i alle former. Vi tror på styrken i diversitet og byder alle velkomne, uanset køn, alder, etnicitet eller baggrund. Vi opfordrer derfor alle til at søge stillingen og blive en del af et inkluderende fællesskab.  

Læs mere om VIA University College på http://www.via.dk/   

Læs information om anvendelse af personoplysninger i forbindelse med rekruttering på dette link: https://via.career.emply.com/persondatapolitik